وی تصریح کرد: ثبت‌نام کاروان‌ها به‌صورت غیرحضوری و از طریق نشانی اینترنتی My.haj.ir انجام می‌شود و داوطلبان باید پس از انتخاب کاروان، حداکثر ظرف 48 ساعت به دفتر مدیر کاروان مراجعه کرده و مدارک و معاینات لازم را ارائه دهند.

چتری بیان کرد: تحویل مدارک تکمیلی مانند گذرنامه معتبر و عکس، پس از قطعی‌شدن ثبت‌نام و مطابق اعلام مدیر کاروان خواهد بود و اطلاع‌رسانی لازم در این زمینه صورت می‌گیرد.

وی عنوان کرد: هزینه نهایی سفر بر اساس نرخ‌های ریالی و ارزی و با توجه به نوع و گروه قیمتی کاروان‌ها محاسبه شده و زائران از زمان انتخاب می‌توانند این هزینه‌ها را مشاهده و بررسی کنند.

چتری تأکید کرد: گذرنامه متقاضیان می‌بایست حداقل تا تاریخ سی‌ام آبان‌ماه 1405 اعتبار داشته باشد و از زائران خواسته شده نسبت به کنترل این موضوع در زمان ثبت‌نام دقت کافی داشته باشند.

مدیرکل حج و زیارت استان سمنان اظهار کرد: قطعی‌شدن ثبت‌نام فقط زمانی معتبر است که مدارک در موعد مقرر به مدیر کاروان تحویل شود؛ در غیر این صورت رزرو اولیه حذف خواهد شد و ظرفیت مربوطه در اختیار سایر افراد قرار می‌گیرد.

وی اضافه کرد: برای گروه‌هایی که تمایل دارند در کنار یکدیگر و در یک کاروان اعزام شوند، امکان تشکیل گروه در سامانه پنجره واحد فراهم شده اما هر فرد باید شخصاً هزینه‌های مربوط به خود را پرداخت کند.

چتری یادآور شد: انتخاب کاروان منوط به تطابق اطلاعات ثبت‌شده با داده‌های مرحله پیش‌ثبت‌نام شامل استان، شهرستان محل اعزام و مذهب است و عدم تطابق، امکان ثبت‌نام در کاروان را مختل می‌کند.

وی اظهار داشت: پس از نهایی‌شدن ثبت‌نام، رسید مربوطه باید از مدیر کاروان دریافت و با دقت مطالعه و سپس تا پایان مراحل اعزام نزد متقاضی نگهداری شود.

چتری گفت: چنانچه فردی پس از ثبت‌نام قطعی در زمان‌های اعلام‌شده برای تکمیل سایر مراحل مراجعه نکند، انصراف وی به صورت سیستمی ثبت شده و برای نام‌نویسی مجدد باید از ظرفیت‌های دیگر استفاده کند.

وی افزود: با توجه به ضوابط اسکان حجاج در عربستان، میانگین فضای اسکان در مدینه و مکه حدود چهار متر مربع برای هر نفر و حداکثر چهار نفر در یک اتاق تعیین شده و سازمان حج و زیارت موظف به رعایت این استانداردهاست.

مدیرکل حج و زیارت استان سمنان در پایان تأکید کرد: تفاوت هزینه کاروان‌ها متأثر از موقعیت محل اسکان در دو شهر مقدس و نوع کاروان‌هاست و به دلیل محدودیت در جابه‌جایی، لازم است زائران در زمان انتخاب کاروان، دقت کافی داشته باشند.